¿Reuniones virtuales? 5 tips para mejorar la efectividad

La pandemia generó un impacto muy fuerte en todos los aspectos de nuestra vida y muchas cosas cambiaron. En el aspecto laborar la pandemia ha hecho que la gente reconsidere sus formas de trabajar llevando todo a un modo virtual.

Uno de esos cambios en el trabajo es la aparición del Home Office o trabajo a distancia. Si bien esta modalidad ya estaba en aumento, el covid-19 y las medidas de distanciamiento social han contribuido aún más a ello, tanto que ahora se lo llama la “nueva normalidad”.

Si bien las reuniones virtuales son convenientes y ahorran tiempo, conllevan una serie de obstáculos que van desde problemas técnicos, un mayor margen de distracción y hasta la falta de conexión personal.

Esto significa que los líderes y gerentes empresariales deben realizar esfuerzos conscientes para realizar reuniones virtuales productivas que no obstaculicen el trabajo. Estos son 5 consejos para realizar reuniones virtuales más efectivas.

Prueba y prepárate

¿Cuánto tiempo de tus reuniones virtuales dedicas a resolver problemas tecnológicos en los que la cámara de alguien funciona mal o el micrófono no funciona? Eso es una enorme pérdida de tiempo y también conduce a la pérdida de concentración. Para evitar este tipo de problemas, asegúrate de que todos los asistentes a la reunión prueben su software de videoconferencia con suficiente anticipación. También es importante tener lista una opción de respaldo. 

Establece los objetivos de la reunión

A diferencia de las reuniones cara a cara, en las video conferencias hay mayores posibilidades de distraerse y no sentirse tan comprometido. Por lo tanto, asegúrate de que las reuniones virtuales sean breves, con puntos muy específicos y no dar pie a caer en temas redundantes. Tener una agenda y apóyate con un mapa mental para permanecer encaminado.

Haz que el video sea obligatorio

El mayor inconveniente de las reuniones virtuales es la falta de conexión personal que surge. Uno no sabe del todo si tu equipo te recibe bien o te comprende.

Para desarrollar un sentido de conexión y reducir la falta de comunicación puedes hacer que el video sea obligatorio. Eso significa que todos los asistentes deben mantener su video encendido durante el transcurso de la reunión.

Incluir actividades para romper el hielo

Las actividades para romper el hielo no necesitan tanto tiempo y son excelentes para establecer una buena relación y hacer que todos se sientan cómodos. Puede ser algo tan simple como hablar con todos y preguntarles cómo les está yendo o cómo les ha ido el fin de semana. 

Estas actividades marcan el tono de la reunión y mantienen a todos involucrados mientras se mueven gradualmente hacia la agenda.

Sé inclusivo

No hay nada peor en una reunión de equipo que sentirse poco importante y excluido. En un contexto virtual, es más difícil mantener a todos igualmente comprometidos y hacer que se sientan escuchados.

Por lo tanto, el anfitrión o moderador debe ser doblemente cauteloso al organizar una reunión inclusiva que fomente la participación equitativa. Cada asistente debe tener un tiempo para hablar y compartir sus pensamientos.

Si consideramos estos 5 tips podremos mantenernos a raya ante los desafíos más comunes de las reuniones virtuales, lo que nos permitirá realizar reuniones productivas que mejoran la eficiencia del trabajo y la colaboración en un entorno digital.

Escrito por: David Sandoval

Fuente : www.amedirh.com.mx/